アクサ収納サービス株式会社

個人情報の取扱いについて~プライバシーポリシー~

アクサ収納サービス株式会社(以下、「当社」といいます)は、『個人情報の保護に関する法律』(以下、「個人情報保護法」といいます)に規定される個人情報取扱事業者として、『プライバシーポリシー』を以下の通り策定し、法令等に照らして適正かつ公正な手段によってお客さまに関する情報を主に預金口座振替依頼書(ゆうちょ銀行ご利用の場合は自動払込利用申込書)および委託元からの提供資料等により収集し、お預かりした情報を適切に取り扱うとともに、正確性・機密性の保持に努めてまいります。当社は、個人情報保護法等を遵守するとともに、プライバシーポリシーの継続的改善に努めてまいります。

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1.情報を収集・利用する目的

当社では、お客さまに関する情報を、次のような目的のために利用させていただいております。

2.収集する情報の種類

当社では、「1.情報を収集・利用する目的」を達成するために、お客さまに関する次の情報を主に収集しております。

3.個人情報の収集方法

当社は、関連法令に照らして適切かつ公正な方法で、お客さまの情報を収集します。主な収集方法としては、預金口座振替依頼書(ゆうちょ銀行ご利用の場合は自動払込利用申込書)により収集する方法、商工会議所等の団体・法人等が適切・公正に収集した情報の提供を適法かつ公正に受ける方法等があります。

4.第三者への開示・提供

当社は、次の場合を除き、お客さまの個人情報を第三者へ開示・提供いたしません。

5.AXAジャパングループ内での共同利用

AXAジャパングループでは、以下のとおり個人データを共同利用することがあります。

  1. 共同利用者の範囲
    AXAジャパングループ各社(アクサ・ホールディングス・ジャパン株式会社およびその子会社)
  2. 共同利用の利用目的
    ・AXAジャパングループ各社の取り扱う商品・サービスの案内・提供および充実のため
    ・AXAジャパングループの経営管理のため
  3. 共同利用する個人データの項目
    AXAジャパングループ各社が保有するお客さま情報(住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他申込書等に記載された契約内容、保険金・給付金等の支払状況、保険契約の加入状況等のお客さまとのお取引に関する情報)。
  4. 個人データ管理責任者
    当社(当社の概要はこちら)

6.情報の適切な管理

お客さまに関する情報は、正確かつ最新なものに保つよう努めるとともに、社外への漏洩、滅失またはき損が発生しないよう万全を尽くしております。また、業務遂行上の必要性から外部業者に業務委託等を行う場合につきましても、委託先等に機密保持義務を課すなどその管理・監督に努めております。

※ 安全管理措置に関して

当社は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理を目的として、以下の安全管理措置を講じております。

  1. 基本方針の策定
    アクサグループでは「アクサグループデータプライバシー宣言」(以下「本宣言」という)を定め、関係法令を遵守し、お客さまの個人情報が不正に利用・開示されないように安全管理措置を講じることを含む、個人情報の保護・利用・対話と透明性についてのコミットメントを公表しています。 当社は、本宣言に基づき、個人情報の取扱いに関する方針として、この「個人情報の取り扱い」を定めています。

  2. 社内規程の整備と周知
    当社は個人データを適切に管理するために、社内規程により、個人情報取扱責任者を定め、その取扱い方法等を明確にし、役職員向けに個人情報取扱いのライフサイクルごとにその留意事項を周知しています。

  3. 組織的安全管理措置
    • 当社は、個人情報保護管理に関する体制を整備し、同体制について役職員に教育・周知徹底する責任者として「個人情報管理統括責任者」を設置しています。
    • 当社は、万が一個人データの漏えい・滅失・き損等が発生した場合またはそのおそれがある場合の報告体制を整備し、迅速な調査と被害拡大防止に努めています。
    • 個人データの取扱状況について、定期的に自主点検を実施するとともに、内部監査を実施しています。

  4. 人的安全管理措置
    当社は、従業員から個人情報保護を含む機密保護に関する誓約を取付けるとともに、E-ラーニングやテストなど定期的なトレーニングを実施しています。

  5. 物理的安全管理措置
    • 当社は取り扱う情報の重要度にもとづいてオフィスエリアのセキュリティレベルを設定し、拠点ごとの環境および設備を考慮して、入退室制御や監視など物理セキュリティ対策を実施しています。
    • 書類等の盗難又は紛失等を防止するために施錠管理を徹底し、個人データを取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ際、アクセス権の無い者に個人データが流出しないよう措置を実施しています。

  6. 技術的安全管理措置
    • 当社はアクサグループが定義する情報セキュリティスタンダード等に基づき、アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
    • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

  7. 委託に関する安全管理措置
    当社は、個人データの取扱いを委託する場合には、委託先選定基準に合致した適切な委託先を選定するとともに、委託先の義務と責任を契約により明確にし、安全管理措置状況を定期的に確認する等、委託先において個人情報が安全に管理されるよう適切に監督いたします。

  8. 外的環境の把握
    当社は、外国にある第三者に個人データを提供する場合には、適切な提供先を選定するとともに、提供先の義務と責任を契約により明確にする等、提供先において個人データが安全に管理されるために必要な措置を講じることとしています。 また、提供先の所在国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで適切に安全管理措置を実施します。

  9. 定期的見直し
    個人データの安全管理措置は、定期的に見直し、改善してまいります。

7.お客さまからの開示等の求めに応じる方法

お客さまが、ご自身に関する情報について「個人情報保護法に基づく開示等」をご請求される場合は、開示等ご請求窓口までお申し出ください。当社では、ご請求者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、できる限り速やかに対応し、回答させていただきます。 また、ご本人以外からご本人に代わってご請求される場合には、その代理権の存在を示す資料(委任状など)のご提出をお願いいたします。なお、お客さまからのご請求に関して、別途定める手数料をいただくことがあります。

【開示等ご請求窓口】
アクサ収納サービス株式会社 業務部
〒111-0042 東京都台東区寿2-1-13 偕楽ビル
TEL:03-6737-5200
受付時間 9:00~12:00 13:00~17:00
土・日・祝祭日・年末年始の当社休業日を除く

8.お問い合せ先および苦情等の窓口

アクサ収納サービス株式会社 業務部
〒111-0042 東京都台東区寿2-1-13 偕楽ビル
TEL:03-6737-5200
受付時間 9:00~12:00 13:00~17:00
土・日・祝祭日・年末年始の当社休業日を除く